Skólar eru skv. lögum skyldaðir til að halda spjaldskrá yfir nemendur sínar þar sem fram koma ýmsar upplýsingar um nemandann. Auk þess geyma skólarnir oft upplýsingar, bréf, leiðbeiningar o.fl. um nemendur sem farið hafa til sálfræðings, læknis eða annarra sérfræðinga og fengið eftir það greiningu.

Gögn um greiningar og annað er varðar líðan eða námslegar þarfir nemenda í Garðaskóla eru í vörslu deildarstjóra námsvers. Ekki er heimilt að ljósrita slíkar upplýsingar nema með leyfi og vitund deildarstjóra námsvers. Skólanum er óheimilt að afhenda gögnin öðrum en foreldrum/forráðamönnum nema með samþykki þeirra. Foreldrar geta alltaf haft samband við deildarstjóra námsvers til að fá aðgang að þeim gögnum sem til eru um barn þeirra. Við útskrift úr Garðaskóla geta nemendur og foreldrar fengið afrit af þeim skjölum sem til eru í skólanum. Foreldrar eru hvattir til að huga að þessu við skólalok og koma nauðsynlegum gögnum í þann framhaldsskóla sem unglingurinn mun hefja nám við að grunnskóla loknum.

Kennarar hafa samband við deildarstjóra námsvers þegar þá vantar upplýsingar úr skýrslum og greiningum. Starfsmenn gæta sérstakrar aðgæslu í vinnu með viðkvæm gögn s.s. prófúrlausnir, yfirlit um einkunnir eða skólasókn. Það er skýr regla að slík gögn mega ekki undir neinum kringumstæðum liggja á glámbekk. Kennarar og aðrir starfsmenn hafa aðgang að læstum hirslum til að varðveita trúnaðargögn sem þeir hafa umsjón með. Einnig er brýnt fyrir kennurum að þeir hleypi ekki nemendum inn á vinnusvæði kennara s.s. fjölritunarherbergi eða fagstofur.